Wel of niet de line-up bekend maken? Je leveranciers toezeggen dat ze kunnen rekenen op een festival? Het zijn dilemma's waar festivalorganisatoren momenteel hun brein over kraken. "Het is bijna surreëel", zegt Rosanne Janmaat van ID&T Groep.

ID&T organiseert jaarlijks zo'n zeventig festivals, met bezoekersaantallen variërend van 4.000 op een dag tot 280.000 verdeeld over vier dagen. Het organiseren van een festival werd de afgelopen 2 jaar door de coronamaatregelen en de volgens organisatoren onduidelijke toekomstvisie als een uitdaging gezien. En er ontstaan steeds meer dilemma's.

'Line-up belangrijkste'

"Het is lastig, want je wil voorbereiden maar niet te veel. Op een gegeven moment ga je risico lopen", zegt Chief Operating Officer Rosanne Janmaat van ID&T Groep. Het organiseren van een festivals kent vele aspecten, maar een belangrijke is het communiceren van de line-up: "Dat is vaak het moment waarop mensen besluiten om wel of geen kaartje te kopen."

Nu, middenin een lockdown, is het misschien niet handig om een line-up aan te kondigen, maar hoe lang wacht je dan? "Dat is moeilijk. Voor de zomerfestivals hebben we nog even, maar we kunnen ook niet wachten tot een dag van tevoren", zegt Janmaat. "Mensen moeten de tijd krijgen de informatie tot zich te nemen en te overleggen met vrienden."

Grote namen afgezegd

Afspraken maken met artiesten is er ook niet makkelijker op geworden: "Bij Mysteryland (elektronisch muziekfestival, red.) hadden we bijvoorbeeld in 2020 een line-up die we wilden verplaatsen naar 2021, maar een aantal artiesten zeiden af. Ze hadden voor 2021 namelijk al een andere boeking. Dan is het heel gauw zoeken naar passende vervangers."

"Met de meeste artiesten hebben we gelukkig goede afspraken kunnen maken. Nederland is nog steeds een belangrijk festivalland, waar artiesten graag spelen", volgens Janmaat. Maar ze denkt wel dat nog een zomer zonder festivals daar verandering in brengt: "Dan gaan we onze toonaangevende positie in de wereld verliezen aan landen die wel open zijn en waar wel van alles kan."

Wachten op de overheid

Organisatoren merken dat het concurrentiespel heel anders is geworden door corona. "Bij onze evenementen gepland op oud en nieuw, vroegen de artiesten ons of ze af konden zeggen, omdat ze in een ander land wel zeker waren van hun optreden", legt Janmaat uit. In een ander land wel optreden en hier niet: dat creëert oneerlijke concurrentie volgens de organisatoren.

"Wat het extra moeilijk maakt, is dat ondanks dat je weet dat de kans klein is dat een evenement doorgaat, je om aanspraak te kunnen maken op het garantiefonds, moet wachten totdat de overheid die call maakt", vertelt Janmaat. Dat betekent dat je in sommige gevallen zelfs het festival al moet opbouwen, ondanks dat je bijna zeker weet dat het niet door kan gaan.

Bekijk ook

Wel of geen toezeggingen doen?

Een evenementenvergunning kent allerlei vereisten, denk aan voldoende schoonmakers, toiletten en beveiligers. "Dat is een constant spanningsveld; we willen aan de ene kant toezeggingen doen aan leveranciers, want anders heb je misschien niet genoeg beveiliging. Maar te veel toezeggen wil je liever ook niet doen. Uiteindelijk nemen wij als organisator het volledige risico. Die constante afweging is pittig."

ID&T is blij met het garantiefonds, maar het werkt maar beperkt, zegt Janmaat: "Het zorgt ervoor dat de leveranciers betaald worden en de keten in stand blijft. Maar de organisatoren moeten er ontzettend veel dubbel werk voor verrichten en het levert hun verder niks op. Daardoor nemen de verliezen voor de branche toe."

Bekijk ook

Extra tegenvaller

Wat de festivalorganisator ook rauw op het dak viel, was dat een aantal gemeentes bij de vergunningsaanvraag extra vereisten stellen. "Voor corona leverden we zelf een plan in, maar nu moesten bepaalde leveranciers ook meetekenen, ter garantie. Het verbaast ons dat dit juist nu gevraagd wordt", zegt Janmaat.

Vooral in deze onzekere tijd is het lastig om dit te regelen. "Na 2 jaar waarin we 95 procent minder hebben omgezet, worden er extra barrières opgelegd in plaats van dat de hand wordt toegereikt."

Les geleerd

In tegenstelling tot alle moeilijkheden en dilemma's ziet de COO van ID&T Groep ook positieve gevolgen. "Ik ben echt onder de indruk van iedereens flexibiliteit. Elke keer is er weer volle inzet en verzint iedereen de leukste alternatieven. De creativiteit is nog steeds gigantisch. Dan kruipt het bloed blijkbaar toch waar het niet gaan kan."

Hoe lastig ook: ID&T gaat ook dit jaar weer die creativiteit gebruiken om een mooi festivalseizoen te verzorgen. "Het is een gekke situatie waarin je willens en wetens tóch doorgaat", zegt Janmaat. Mocht het festivalseizoen dit jaar weer niet doorgaan, dan kunnen ze aanspraak maken op het garantiefonds van de overheid, maar daarbij geldt wel een eigen bijdrage van 30 procent. "Daardoor is het fonds niet lang houdbaar voor ons", sluit ze af.

Vragen? Stel ze!

Heb je nog vragen of wil je reageren? Stuur ons dan hier een berichtje in onze chat.