Ben jij het vergaderen ook zo zat? Volg het advies van Elon Musk en houd de groep klein

Dagelijks van de ene naar de andere vergadering rollen. Is dat nou wel zo productief? Volgens Twitterbaas Elon Musk zijn vooral grote vergaderingen een verspilling van energie en tijd. Experts geven hem gelijk en hebben wat tips.

In een uitgelekte mail meldt Musk aan zijn werknemers dat ze grote vergaderingen moeten voorkomen. Deze zouden namelijk het inhoudelijke debat tegenwerken.

Kleine groep

Volgens vergaderexpert Rob de Haas heeft Musk daarin gelijk. "Uit onderzoek blijkt dat we het beste functioneren met een groep van 6 tot 8 mensen", legt hij uit. "Als je bijvoorbeeld met een gids op pad gaat in zo'n groep, heb je met elkaar 1 gesprek. Wordt de groep groter, dan gaan er meerdere gesprekken ontstaan."

En dat is funest voor een gezamenlijke dialoog of een debat, zegt De Haas. "Je moet echt streven naar een kleinere groepsgrootte."

Bekijk ook

• 

  Waarom het moeilijk is om uit een angstcultuur op de werkvloer te stappen

  • 27-11-2022

'Mannetjes' aan het woord

Daarnaast zorgen grotere groepen er ook voor dat lang niet iedereen aan het woord komt, zegt de vergaderexpert. "Met name de meer introverte mensen hebben het moeilijk in grote groepen. Dat zijn niet de eerste praters. De praatgrage hoor je wel, maar in die kleine groep krijg je iedereen aan het woord."

Daar is columnist Japke-d. Bouma het ook mee eens. Ze schrijft vaak columns over hoe te overleven op kantoor. "De 'mannetjes' zijn aan het woord", zegt ze. "Dat zijn de mensen die zichzelf willen profileren, die hopen op een complimentje van de baas. Dat is sowieso niet goed, want je wil mensen hebben die plannen tegenspreken."

Geldverspilling

En dat zijn dan ook nog eens vaak de onnodige mensen, zegt Bouma. "Die zitten erbij voor de gezelligheid. Dat zijn dan vaak de mensen die dan iets gaan zeggen, want ze kunnen zeggen wat ze willen." Bij kleinere groepen zou je daar minder last van hebben.

Grote vergaderingen zijn ook een geldverspilling, vervolgt de columnist. "Als je met 10 of 12 in een vergadering zit een uur lang, denken heel veel mensen dat het maar een uur kost. Maar dat kost 10 of 12 keer een uur, en dat kost geld."

Bekijk ook

• 

  Een grote fout op je werk is niet per se einde carrière: hoe je na een grote werkfout 'krachtiger en succesvoller' kunt terugkomen

  • 10-10-2021

Geen vaste vergadermomenten

Hoe je dan wel goed kan vergaderen? Daar hebben De Haas en Bouma wel wat tips voor. "Korter en minder", zegt Bouma stellig. "Vergader met kleinere groepjes, en doe dat alleen met mensen die erover gaan. En vraag altijd aan je baas of je er per se bij moet zijn en waarom. Als hij dat kan uitleggen, ga je natuurlijk."

Bouma benadrukt dat de vaste vergadermomenten die we allemaal wel hebben vaak nutteloos zijn. "Vergaderen doe je omdat je een bepaald probleem wil bespreken of een doorbraak wil forceren. Dan is die vergadering om even te kijken wat iedereen ook alweer doet. Een tijdstip of een dag is geen reden."

Vergader 1 week niet

Een drastische tip van Bouma is om eens 1 week niet te vergaderen. "Noteer dan precies wat je hebt gemist", zegt ze. "Dan kun je zeggen wat er relevant is." En als je echt niet onder grote groepen uit kunt komen, heeft De Haas nog wel wat aanwijzingen.

"Verdeel de groep in kleinere subgroepen van 10 tot 12 mensen. Daarna kun je die weer terugpakken en per groepje aan het woord laten. Nu doen we dat zelden", zegt hij. "Denk van tevoren gewoon heel goed na. Hoe knip ik het op? Welke activiteiten kan ik bedenken? Dan wordt het echt veel leuker en actiever."