Het nieuwe schooljaar is begonnen en schoolfotografen draaien overuren. De website van school opvrolijken met leuke klassenfoto’s zit er niet zomaar meer in. Met de invoering in mei van de nieuwe privacywet AVG mogen scholen gegevens van leerlingen niet zonder toestemming van betrokkenen delen. De onduidelijkheid onder schooldirecties over wat wel en niet meer mag is nog altijd groot. “Sommige scholen zijn goed op weg, andere schieten in de overdrive”, merkt Job Vos van Kennisnet.
Wat als een groepje leerlingen op het schoolplein na schooltijd filmpjes van elkaar mailen en naar elkaar appen? Is school dan nog verantwoordelijk voor hun privacy? Mogen foto’s van klassenuitjes worden uitgewisseld? Mag een leerlingvolgsysteem naar een mentor worden gestuurd, zonder toestemming? Kennisnet, de organisatie die scholen helpt met hun ict-vraagstukken, krijgt veel van dergelijke vragen, net als de Autoriteit Persoonsgegevens.
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG die in mei 2018 van kracht is gegaan, mag je niet zomaar privé-gegevens delen zonder expliciete toestemming van diegene. Bij kinderen onder de 16 jaar zijn het ouders die daarover beslissen.
‘Scholen mogen wel wat harder lopen’
De helft van alle scholen is goed op weg om de nieuwe privacywet toe te passen, is de schatting van Job Vos van Kennisnet, die scholen helpt met ICT. “De andere helft worstelt nog, met het vinden van middelen, mankracht en timing om de privacywet uit te voeren. Een kwart van de scholen mag wel wat harder lopen.” Binnenkort komt Kennisnet met een modelcontract voor scholen en de partijen waarmee zij werken, om het scholen iets makkelijker te maken.
De nieuwe Europese wet AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), en geeft betrokkenen meer rechten als het gaat om verwerken van persoonsgegevens. Daarnaast wordt in de AVG meer nadruk gelegd op de verantwoordelijkheid van organisaties zelf om de wet na te leven, transparant te zijn over de omgang met persoonsgegevens én om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden.
Directeur Hanneke Vermunt van de Comeniusschool in Zeist houdt het hoofd koel als het gaat om de nieuwe privacywet, al levert het haar school wel veel extra werk op. “In de aanloop van de wet hebben we veel werk gehad in het uitzoeken van: ‘hoe gaan we het aanpakken, wat is ons beleid, wie hebben we daarvoor nodig?" zegt de directeur.
Binnenkort organiseert de school startavonden met ouders en zullen ze de privacywet uitvoerig bespreken. Waar nodig worden alvast toestemmingsformulieren voor het delen van persoonsgegevens onder de neuzen geschoven.
Eén ouder kan video blokkeren
Schoolfotografen merken ook de gevolgen van de wet. Klassenfoto’s mogen niet meer zomaar op de website van school worden geplaatst; er moet eerst toestemming van alle ouders komen. “Sommige scholen schieten in de overdrive”, zegt Job Vos van Kennisnet. “Die verwijderen bijvoorbeeld alle foto’s van hun site, terwijl dat voor foto’s van vóór de invoering van de nieuwe privacywet helemaal niet nodig is - tenzij iemand al bezwaar tegen publicatie heeft gemaakt.”
Dat gebeurde op de Prinseschool in Enschede, waar dit jaar de eindmusical van groep 8 niet werd gefilmd, omdat één ouder geen toestemming gaf om diens kind in beeld te brengen. “Eén ouder kan een video voor een hele klas blokkeren, zo is de nieuwe wet’, vertelt directeur Astrid Dijkstra aan nieuwsblad Tubantia. Een andere school heeft alle gezichten op een klassenfoto onherkenbaar zwart gemaakt.
Werken met unieke codes
De fotografen van Sgoolfotografie werken op een paar honderd scholen en zijn een van de grotere spelers op de markt. Ook zij voelen de onzekerheid bij scholen, vertelt Corwin Winkelman. “Die gaat soms zo ver dat bijvoorbeeld leerlingenlijsten niet worden meegegeven. Of dat deze wel mee mogen op een usb-stick, maar niet via e-mail mogen worden verstuurd. Terwijl beide manieren duidelijk niet heel veilig zijn.”
Daarom werken zijn fotografen al langere tijd met het systeem van codes. “De ouders ontvangen van ons, via de docent, voor elk kind een unieke code waarmee alleen zij toegang krijgen tot de foto’s van hun eigen kind. De school heeft geen toestemming van de ouders nodig, maar houdt er rekening mee als ouders expliciet geen toestemming geven voor het maken van individuele foto’s of groepsfoto’s.”
‘AVG is een belasting’
Vincent Bouwers van SCOPE scholengroep vindt de AVG soms een belasting voor scholen. “Het schiet deels z’n doel voorbij, bijvoorbeeld bij de verwerkersovereenkomsten. Voor elke afnemer moeten we een aparte overeenkomst sluiten voor het voor het uitwisselen van leerlinggegevens. SCOPE heeft ruim honderd bewerkersovereenkomsten moeten tekenen, bijvoorbeeld voor schoolfotografen, leveranciers van lesmateriaal, voor leerlingvolgsystemen, etc. We hebben inmiddels ongeveer een halve meter aan papieren overeenkomsten staan.”
De scholengroep heeft een handleiding voor beeldgebruik gemaakt. “Zo fotograferen we bij een schooluitje de leerlingen bijvoorbeeld in de bus van achteren. En maakten we tijdens het bowlen een groepsfoto waarbij iedereen een bowlingbal voor het gezicht hield. Dat pakte trouwens best grappig uit.”
Bij kinderen van 16 jaar of ouder mogen ze zelf toestemming geven voor het gebruik van hun persoonlijke gegevens, maar ook dit is soms best lastig, vindt Bouwers. “Als je het in de klas vraagt krijg je krijgt te maken met groepsdruk. Wat als een groot deel van de klas z’n hand opsteekt als toestemming? Grote kans dat anderen dan denken: laat ik dat ook maar doen, terwijl ze dat eigenlijk niet willen.”
Inlogcode
Scholen hebben meer tijd nodig, ziet Job Vos van Kennisnet, omdat ze moeite hebben met de beschikbaarheid van mensen en middelen. Toch is het allemaal niet zo moeilijk, legt hij uit. “Er zijn bijvoorbeeld hele handige apps, waar scholen alle foto’s van hun schooluitjes op kunnen zetten. Een paar foto’s waarvoor toestemming is mogen dan best op de site zichtbaar zijn, maar de grote bulk zet je dan achter een decoder, waarbij ouders en leerkrachten bij kunnen als ze een inlogcode hebben.”
Autoriteit Persoonsgegevens krijgt veel reacties
De Autoriteit Persoonsgegevens merkt aan het aantal reacties van scholen dat de nieuwe privacywet nog veel vragen oproept. Zo’n 14.000 vragen per maand kregen ze over de AVG.
De AP raadt scholen aan om aan het begin van het schooljaar bij alle ouders en leerlingen vanaf 16 jaar te vragen waarvoor zij toestemming geven: wel of niet op klassenfoto’s, wel of niet op beelden op de website, wel of niet met naam in de krant als je geslaagd bent, etc.
Dit zijn de regels
- Scholen mogen foto’s en videobeelden in principe niet openbaar maken.
- Wil een school wel beelden op YouTube of een website plaatsen? Dan is echt vooraf toestemming nodig. Voor de basisschool is daarvoor toestemming nodig van ouders (want de kinderen zijn onder de 16 jaar). Vanaf 16 jaar gaan kinderen zelf over de toestemming.
- Die toestemming moet vooraf expliciet worden gegeven (dus niet volgens het principe van ‘wie zwijgt stemt toe’). De toestemming moet actueel zijn, dus per schooljaar. Als ouders dat willen, mogen ze de toestemming gedurende een schooljaar ook weer intrekken. Daarvoor hoeven ze geen reden op te geven.
- De school moet vooraf per activiteit / soort foto toestemming vragen. Dus ook voor schoolfoto’s.
Vragen? Stel ze!
Heb je nog vragen of wil je reageren? Stuur ons dan hier een berichtje in onze chat. Elke donderdag vertellen we in de Doe mee-nieuwsbrief wat we met alle reacties doen. Wil je die in je mail? Meld je dan hier aan.