Hybride werken is een blijvertje na corona: dit heb je nodig om er een succes van te maken

De anderhalvemeterregel is sinds afgelopen weekend verleden tijd. Het maakt de mogelijkheid tot werken op kantoor makkelijker, maar dat wil niet zeggen dat iedereen weer naar kantoor komt. Hybride werken is een blijvertje, al is het even puzzelen.

Hybride werken, de combinatie van thuiswerken en werken op locatie, is wat veel Nederlanders betreft blijvend. Zowel werkgevers als werknemers ontdekten de voordelen ervan toen het door corona plots een optie werd. Maar er komt wel het nodige bij kijken om het voor iedereen te laten slagen. Daar weet innovatie-expert en auteur van Eerste hulp bij hybride werken Kim Spinder alles van.

Problemen met hybride werken

Vooral werkgevers vinden het lastig, vertelt Spinder. "Want hoe voer je bijvoorbeeld goed overleg als een deel van het team thuiszit? En hoe zit het met het sociale aspect; de binding die collega's met andere collega's voelen en het bedrijf waar ze voor werken?"

Spinder hoorde de dilemma's van werkgevers aan en besloot een complete 'starterskit' aan te bieden. Met het boek dat ze vorige week uitbracht en een online training helpt ze vorm te geven aan het hybride werken. "Organisaties hoeven met dit boekje niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden."

Afspraken maken

Een van de belangrijkste dingen die werkgevers volgens Spinder te doen staat: 'afkaderen'. "Je ziet dat veel medewerkers behoefte hebben aan een hybride werkbeleid. Werkgevers en werknemers zijn zoekend en vragen zich af hoe het nu verder moet."

Sommige organisaties zeggen bijvoorbeeld dat iedereen 2 dagen in de week verplicht naar kantoor moet komen, legt ze uit. "En anderen zeggen weer: laat dit aan de medewerkers. Het is handig om die dingen goed vast te stellen."

Kijken naar ieders behoefte

Maar dat hoeft niet per se van bovenaf bepaald te worden. Volgens de schrijver moet het team zelf kijken naar ieders behoefte om vanuit daar samen afspraken te maken. "De een heeft kinderen thuis en de ander vlucht juist graag de kantoortuin uit. Het is goed om van elkaar te weten wat de voorkeuren zijn en waarom. Je ziet dat de verschillen tussen mensen hierin groot zijn, dus maatwerk is erg belangrijk."

En daarbij moet er natuurlijk ook aandacht zijn voor de praktische zaken, zegt Spinder. "Hoe ga je communiceren? Hoe kan je goed bereikbaar zijn? Hoe behouden we binding met elkaar en blijf je mentaal fit? Al die dingen moet je met je team bespreken."

Niet gewend

En natuurlijk gaat dat met vallen en opstaan, "net als dat we met z'n allen moesten wennen aan volledig thuiswerken." Er zijn dan ook zeker uitdagingen, is het niet op het gebied van afspraken maken, dan wel op technisch vlak.

Erik-Jan Beenen, adviseur in dienst binnen RJ Solutions, merkt dat bedrijven het niet gewend zijn om met nieuwe faciliteiten te werken. Met zijn bedrijf helpt hij werkgevers door middel van techniek de communicatie en samenwerkingen te verbeteren. Sinds corona zijn de adviesvragen over hybride werkvormen er enorm in aantal gestegen.

Veel onwetendheid over oplossingen

Het is met name het overleg waar werkgevers de meeste problemen ervaren, legt Beenen uit. "Stel, je zit met acht mensen in een vergaderruimte en er zitten er twee thuis; hoe zorg je er dan voor dat die mensen betrokken worden en gelijkwaardig behandeld? En hoe is iedereen goed verstaanbaar? Daar bestaan goede oplossingen voor, maar er is veel onwetendheid over."

Zo bestaat er bijvoorbeeld techniek waarbij het scherm de spreker volgt en ook de lichaamstaal goed in beeld brengt. Betere microfoons en de juiste plaatsing ervan maken de geluidskwaliteit beter. En ook kan ervoor worden gezorgd dat iedereen in een online vergadering te zien is, zelfs bij het openen van bestanden of presentaties.

Meer budget voor hybride werken

Volgens de ondernemer zijn er in elk geval genoeg technologieën op de markt om de communicatie optimaal te laten zijn. "Het is belangrijk om daar dan ook meteen goed in te investeren. Je moet er als werkgever nu gewoon vanuit gaan dat aan elke vergadering ook iemand op afstand meedoet; dat moet de standaard zijn."

Dat betekent dat werkgevers budgetten opnieuw moeten indelen, zegt Beenen. "Waar je vroeger meer geld voor kantoorruimte, bureaus en stoelen inschakelde, moet je nu meer uitgeven voor de technieken om het hybride werken tot een succes te maken."

Aandacht voor sociale aspect

Blijvend is de hybride werkvorm volgens Beenen sowieso. "Elke werkgever die we spreken geeft toe dat dit blijvend is. Sommige branches zijn misschien nog wat conservatiever, maar ik ben ervan overtuigd dat het het bedrijf alleen maar verder helpt. Alleen veel bedrijven moeten het eerst zien en dan geloven."

Belangrijk vindt hij wel dat het goed is om aandacht te blijven besteden aan het sociale aspect. "Naast goede techniek moet ook daar nieuw beleid in komen. Zorg er dus voor dat medewerkers elkaar blijven zien; plan een uitje of een vaste samenkomst. We zijn toch sociale wezens."

Kwestie van experimenteren

Volgens auteur Kim Spinder is de omschakeling naar hybride werken ook een kwestie van experimenteren. "Kijk wat bij het team past en probeer het eens een maand. En evalueer dan wat wel en niet goed ging. Sommige zaken blijven nu eenmaal fijner om op kantoor te doen, maar andere dingen kunnen dan weer prima online."

"De meeste mensen willen in ieder geval echt niet meer terug naar hoe het was." De overgang is dan wel even een puzzel, maar Spinder ziet het positief in. "Het is een nieuwe norm die veel meer past bij de tijd."