Minder administratielast voor zorgmedewerkers, het kan: 'Scheelt me wel 20 minuten na een route'

De administratielast in de zorg moet fors omlaag, wil zorgminister Fleur Agema. Maar hoe? Verschillende zorgorganisaties doen op hun manier pogingen om de last te verminderen. Met succes. "Scheelt mij wel 20 minuten na een route."

Bij Philadelphia, een zorginstelling voor mensen met een beperking, doen ze administratie samen met cliënten, registreren ze alleen nog wat afwijkt. Bij thuiszorgorganisatie Patyna zien ze spraaksoftware als een van de oplossingen.

Begeleid wonen

Nadia de Kler woont samen met haar hondje Romy in een eigen appartement, binnen een begeleid-wonen-traject van zorgorganisatie voor mensen met een beperking, Philadelphia.

"Ik heb er veel moeite mee als het druk in mijn hoofd is. Als het niet goed met me gaat, dan kan ik nog weleens rommelig zijn. Dan overzie ik het niet meer en daar krijg ik hulp bij", legt ze uit.

Meer controle en overzicht

Aan de overkant van Nadia's huis is een gezamenlijke woonkamer voor cliënten, waar ze onder andere praat met haar begeleider Patricia Rensen.

De registratielast in de zorg is groot, vertelt Patricia. "In de gehandicaptenzorg zijn we over het algemeen wel gewend om heel veel vast te leggen, omdat je daarmee veel meer controle en overzicht hebt", legt ze uit.

Geen afvinklijstje

Maar dat kost enorm veel tijd. Daarom doen ze het nu anders bij Philadelphia: alleen nog registreren wat er écht toe doet, wat afwijkt van het dagelijkse proces. Het cliëntendossier niet gebruiken als 'afvinklijstje'. Begeleiders betrekken hun cliënten, zegt Patricia, zij zijn het uitgangspunt.

Deze nieuwe methodiek leidt ook tot betere gesprekken, merken Nadia en Patricia. Al brengt het ook uitdagingen mee als je alles in overleg doet.

Verschillende perspectieven

Patricia: "Als we niet op één lijn zitten, maken we een afweging. Als ik denk dat het echt nodig is, omdat we anders geen goede zorg kunnen leveren, komen we er in een gesprek uiteindelijk meestal wel uit. Of we doen het allebei: dan schrijven we een stukje van wat wij zien en een stukje vanuit het perspectief van Nadia."

Nadia vond het in het begin wel lastig om sommige dingen in haar dossier terug te lezen, vertelt ze. "Maar door uiteindelijk veel gesprekken te voeren, denk ik: het klopt wel wat er staat. En mijn zorgplan, dat eerst een heel groot document was, wordt steeds kleiner, omdat alleen de belangrijkste punten er nog instaan."

Afhankelijk van thuiszorg

Sanne Steensma werkt als wijkverpleegkundige bij thuiszorgorganisatie Patyna in Friesland. Tijdens haar werk komt ze regelmatig bij Liesbeth Lammers, die vanwege de longziekte COPD afhankelijk is van de thuiszorg.

"Ze helpen me bijvoorbeeld met wassen en aankleden, dat kost me namelijk veel energie", legt mevrouw Lammers uit. Momenteel heeft ze een longontsteking, waardoor het allemaal nog net wat lastiger gaat. De hulp van Sanne is dus heel welkom.

Veel tijd kwijt aan administratie

Net als in de gehandicaptenzorg gaat ook een behoorlijk deel van het werk van wijkverpleegkundigen op aan administratie. En dat in een tijd waarin de druk op de zorg alleen maar groter wordt. Ook Sanne had hiermee te maken, vertelt ze: "Tot voor kort was ik eigenlijk altijd een half uur na mijn route nog bezig om zaken te rapporteren over de cliënt."

"Heel veel tijd, die je ook voor andere cliëntenzorg zou kunnen inzetten. Dat stapelt zich dan op, waardoor je route uitloopt en dan kom je op kantoor, helemaal uitgeblust, en moet je alles nog nalopen, uitschrijven, oppakken aan acties, zoals de huisarts bellen. Dat demotiveerde sommige collega's wel", merkte ze.

Het roer om

Dat moest dus anders. Patyna gooide daarom het roer om. Sanne: "Sinds 2022 werken wij met zogenoemd spraakgestuurd rapporteren. Dat betekent dat je na het zorgmoment bij de cliënt gaat zitten, je tablet openklapt en inspreekt wat de cliënt heeft verteld en wat jouw waarnemingen zijn. Aan de hand van dat systeem vraag je aan de cliënt of die het eens is met wat je hebt ingesproken."

Het systeem maakt daar automatisch een geschreven rapport van. "Het scheelt mij wel 20 minuten na een route."

Face-to-face

Ook mevrouw Lammers vindt het een fijne manier van werken, vertelt ze: "Het is face-to-face met elkaar, we weten wat we aan elkaar hebben en het hoeft niet zo lang te zijn."

Wijkverpleegkundige Sanne plaatst wel een kanttekening: "Spraakgestuurd rapporteren is echt een goed initiatief, maar het is wel een topje van de ijsberg. Dus het probleem is er niet mee opgelost. Er is echt veel meer nodig."