Papierloos bureau blijft utopie
Stapels papier, ordners en losse tapes liggen er inmiddels op mijn bureau. Na elk onderwerp dat ik voorbereid, meestal de langere items, komt er weer een stapel bij. Ook digitaal. Elke keer weer de vraag: wat bewaar ik, wat gooi ik weg. Bij alles sta je onvermijdelijk even stil. Die fraudezaak komt nog voor over een paar maanden, dan wil ik die papieren toch wel hebben. En dat onderwerp over euthanasie riep zoveel reacties op, daar kunnen we nog wat mee doen. En zo gaan we nog even door.
Natuurlijk: er zijn ordners. Maar ook dat is eindig. Bovendien, waar
laat ik al die ordners? Op de redactie, met zestig man, is bepaald niet
veel plek. Ooit bewaarde ik, in een vorige baan, mijn archief met
belangrijke krantenknipsel en informatie in twee grote ordners. Toen ik
deze na een paar weken wilde raadplegen waren ze verdwenen. Ik verdenk
nog steeds de overijverige secretaresse van het weggooien van
deze in haar ogen overbodige mappen. Weg archief.
Toen kwam het digitale tijdperk. Hoera! Alles kan digitaal bewaard
worden, op floppy (in wel heeel, oude tijden) en inmiddels op
memorystick, harde schijf of DVD. Maar in plaats dat er tijd en ruimte
gewonnen wordt, komt er een extra archief bij: de emails. Laatst wiste
ik zo'n 700 mailtjes van de afgelopen weken. En de teller staat
inmiddels weer op 118. Het gevaar bestaat dat je niet meer weet welke
je al beantwoord hebt of alleen hebt doorgelezen. Gelukkig ben ik niet
de enige met dit probleem. De hoeveelheid informatie neemt schrikbarend
toe. In 2002 is wereldwijd de informatie toegenomen met een
hoeveelheid nieuwe informatie die 37.000 maal groter is dan de
informatie die te vinden is in de Library of Congress,
de grootste bibliotheek van de wereld. Van deze informatie is ongeveer
92 procent digitaal opgeslagen. De theorieën over een papierloos kantoor als
gevolg van computers en netwerktechnologie blijken vooralsnog niet uit
te komen. In de onderzochte periode groeide de hoeveelheid informatie
die in kantoren op papier wordt bewaard met 43 procent (!). Minus natuurlijk mijn twee clandestien weggegooide ordners.
Deze keerzijde van de bejubelde digitalisering had ik zelf ook ontdekt,
want email heeft nóg een nadeel: de afzender verwacht snel antwoord. En
zo onderbreek je dagelijks continu je werk om een email te
beantwoorden -of de telefoon. Dat kan effectiever, zou je denken. En
dat neem ik me ook elke ochtend voor. Maak een lijstje van wat in elk
geval gedaan moet worden die dag en beantwoord mailtjes op een ander
tijdstip, in de middag bijvoorbeeld. Theoretisch zou het allemaal
moeten werken, maar journalisten hebben natuurlijk geen kantoorbaan. En
zo kan het gebeuren dat, na je goede voornemen, je er eindelijk toe zet
de rommel op je bureau op te ruimen en je email archief grondig op te
schonen. Dan verschijnt op het ANP een alarmberichtje: GORILLA
ONTSNAPT. Alles laat ik uit m'n handen vallen als de eindredactie
besluit dat we naar Diergaarde Blijdorp in Rotterdam afreizen. Mee met
de verslaggever, want er moet ter plekke nog veel geregeld worden. En
zo droom ik nog steeds van een leeg, kaal bureau waarop alleen maar een
computer staat en alle bakjes leeg zijn inmiddels...een papierloos
bestaan lijkt nog ver weg.